Assistentin der Geschäftsleitung

Arbeitsbeschreibung

Wir suchen einen dynamischen Assistenten für die Geschäftsverwaltung, der unser Team unterstützt und dafür sorgt, dass unser Büro immer einen Schritt voraus ist. Sie werden den VP of Business Administration unterstützen und dazu beitragen, dass unser Büro wie eine gut geölte Maschine läuft.

Über Tinte

Ink ist ein innovatives IT-Unternehmen mit Sitz im sonnigen Alicante (Elche), Spanien. Das vielfältige Produktportfolio des Unternehmens bietet Passagier-Service-Technologie für die Reisebranche über drei Kanäle - Desktop, Mobile und Self Service - von unserer Cloud-Plattform aus. 

Wir bieten geschäftskritische Produkte und Dienstleistungen für mehrere internationale Luftfahrtkunden an, und unsere Systeme haben über 50 Millionen Passagiere für mehr als 100 Fluggesellschaften auf Flughäfen in aller Welt abgefertigt.

Verantwortlichkeiten

• Büromanagement und Organisation: Erledigung von Bürotätigkeiten wie Scannen, Kopieren, Drucken und Ablegen unter Wahrung eines hohen Maßes an Genauigkeit. 
• Mithilfe bei der Organisation von internen und externen Sitzungen und der Buchung von Veranstaltungen.
• Organisation und Vorbereitung des Caterings, einschließlich: Kaffeekochen, Abräumen des Sitzungssaals, Mithilfe beim Catering für interne Sitzungen und Veranstaltungen.
• Sie sorgen dafür, dass der Bürobedarf und der Tintenvorrat organisiert sind und das Büro reibungslos funktioniert.
• Unterstützung der Abteilungen: Anpassungsfähige Unterstützung verschiedener Abteilungen, wie Hardware und Finanzen, wobei die Prioritäten je nach Bedarf angepasst werden, um einen effizienten Betrieb zu gewährleisten.
• Kommunikation und Koordinierung: Sie fungieren als Bindeglied zwischen den Teams und externen Partnern und sorgen für eine klare Kommunikation und reibungslose Abläufe.
• Reisen und Logistik: Organisation von Reisen und Unterkünften, wobei auf Genauigkeit und Pünktlichkeit zu achten ist. 
• Sie koordinieren die eingehenden Lieferungen und beaufsichtigen die Rezeption, einschließlich des Empfangs von Besuchern und Auftragnehmern.
• Verwaltung von Vermögenswerten und Inventar: Verfolgen der Hardware, Führen genauer Aufzeichnungen in Tabellenkalkulationen, Verwalten des Büroinventars und Koordinieren mit Lieferanten und Auftragnehmern, um die Lagerbestände auf einem guten Stand zu halten.
• Vorbereiten von Hardware und Verbrauchsmaterial für Kunden, was das Verpacken und Etikettieren von Geräten und die Nachverfolgung von Bestellungen beinhaltet.
• PRL-Unterstützungsaufgaben nach Bedarf.

‍

Erfahrungen und Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Bereich Verwaltung/Unterstützung in einem schnelllebigen Umfeld.
• Beherrschung von Google Workspace (Docs, Sheets, Slides usw.) zur Verwaltung von Daten und Dokumentation.
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Kooperationsfähigkeiten sowie ausgeprägte Teamfähigkeit.
• Ausgeprägte Detailgenauigkeit und Organisationstalent; Genauigkeit ist bei Aufgaben wie der Buchung von Reisen und der Aktualisierung von Unterlagen entscheidend.
• Fließende Englisch- und Spanischkenntnisse sind unerlässlich, da Sie mit Kunden und Lieferanten in beiden Sprachen zu tun haben werden.
• Fähigkeit, Prioritäten schnell und effizient anzupassen, wenn sich Aufgaben und Anforderungen im Laufe des Tages ändern. 

‍

Wenn Sie "Jetzt bewerben" wählen, müssen Sie Ihren Lebenslauf in die E-Mail einfügen und in der Betreffzeile die Stellenbezeichnung und den Ort angeben, für die Sie sich bewerben.